HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Artikel 1. De vereniging.
- De vereniging is opgericht op 20 juni 1979 en draagt de naam: Reumapatiëntenvereniging Roermond e.o.
- Zij is een rechtspersoonlijkheid bezittende vereniging en als zodanig ingeschreven in het handelsregister van de Kamers van Koophandel onder nummer 40175738.
- Dit reglement vervangt het Huishoudelijk Reglement van 21 april 2009.
- Het is gebaseerd op de Statuten van de vereniging, zoals deze zijn vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering van 18 maart 2015.
- Het verlijden van laatst genoemde Statuten heeft plaats gevonden voor
mr. Johannes Leonardus Schroyen, notaris te Sint Odiliënberg op 12 mei 2015.
Artikel 2. Ledenregister.
- In aanvulling op de verplichting uit artikel 5 van de Statuten zijn de leden verplicht om bij deelname aan de hydrotherapie een medische reumaverklaring te overleggen.
- Het bestuur archiveert deze verklaringen zorgvuldig en vertrouwelijk, gebruikt ze uitsluitend voor zijn verantwoording aan de subsidiegevers en draagt zorg voor vernietiging na beëindiging van het lidmaatschap van het betrokken lid.
Artikel 3. Ledenbijdragen.
- De leden zijn gehouden tot het betalen van een jaarlijkse bijdrage, waarvan de hoogte door de Algemene Ledenvergadering wordt vastgesteld.
Alle leden, uitgezonderd die leden die een machtiging tot automatische incasso hebben verstrekt, ontvangen begin januari een factuur met de verschuldigde contributie voor het nieuwe verenigingsjaar. De contributie dient vóór 31 januari van het verenigingsjaar te zijn bijgeschreven op de bankrekening van de RPV-Roermond e.o.
Na herinnering moet betaling binnen 14 dagen geschieden. Bij te late betaling worden de wettelijk toegestane aanmaningskosten in rekening gebracht.
Voldoet een lid niet aan zijn/haar financiële verplichtingen, dan wordt het lid uit het ledenbestand verwijderd. - Nieuwe leden die zich aanmelden in de eerste helft van het verenigingsjaar betalen het volledige bedrag aan contributie. In de tweede helft van het verenigingsjaar is de helft van dit bedrag verschuldigd.
- Deelnemers aan de verschillende hydrotherapiegroepen, uitgezonderd die deelnemers die een machtiging tot automatische incasso hebben verstrekt, moeten de verschuldigde eigen bijdrage vooraf betalen. Bij achterstand van betaling ontvangt de deelnemer een herinnering met het verzoek het verschuldigde bedrag alsnog binnen veertien dagen te voldoen. Bij te late betaling worden de wettelijke aanmaningskosten in rekening gebracht. Bij in gebreke blijven wordt de deelnemer uit de groep verwijderd.
- Voor deelnemers die een machtiging tot automatische incasso afgeven kan het bestuur besluiten een korting te verlenen op de door hen te betalen bijdrage.
Artikel 4. Bestuur.
Algemeen: de bestuurders dienen hun taak behoorlijk uit te voeren en daarbij steeds het belang van de vereniging als uitgangspunt te nemen.
- Het bestuur benoemt uit zijn midden een dagelijks bestuur, dat de volgende taken heeft:
Het voorbereiden administratief afwikkelen van de bestuursvergaderingen.
Het nemen van spoedbesluiten tussen twee bestuursvergaderingen, indien het niet mogelijk is om het voltallige bestuur tijdig bijeen te roepen.
Over een dergelijk besluit, wordt de eerstvolgende bestuursvergadering verantwoording afgelegd. - Het dagelijks bestuur bestaat uit maximaal 3 leden en zijn vergaderingen worden geleid door de voorzitter of zijn/haar vicevoorzitter.
- Het bestuur houdt toezicht op de administratie en organisatie van de secretaris en het financiële beheer van de penningmeester, waarvoor het mede verantwoordelijk is.
- Bij verhindering of afwezigheid anderszins worden de taken van de verschillende bestuursleden waargenomen door de aangewezen vervangers.
- Het bestuur stelt een rooster van aftreden voor de bestuursleden op.
Artikel 5. De voorzitter.
De voorzitter heeft de leiding van de werkzaamheden van het bestuur, het dagelijks bestuur en de Algemene Ledenvergadering.
Niemand neemt aan de beraadslagingen deel, zonder van hem het woord te hebben gekregen.
Tijdens deze vergaderingen kan hij de spreektijd beperken en de discussie over een onderwerp sluiten.
Hij kan een spreker het woord ontnemen en diegene die zich aan een ordeverstoring schuldig maakt de verdere aanwezigheid op de vergadering ontzeggen.
Hij kan de vergadering schorsen.
Artikel 6. De secretaris.
De secretaris is belast met de zorg voor de administratie en de correspondentie, waarvan hij afschrift houdt.
Hij is gebonden het bestuurslid die het aangaat, ten spoedigste in kennis te stellen van de door hem ontvangen belangrijke stukken de vereniging rakende.
Hij draagt zorg voor de publicatie van de verschillende besluiten.
Hij houdt een lijst bij van leden, ereleden en donateurs.
De secretaris zorgt dat bij iedere vergadering een exemplaar van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement aanwezig is.
De secretaris notuleert de vergadering en legt de notulen ter goedkeuring voor aan de volgende vergadering. Na goedkeuring en het eventueel aanbrengen van eventueel gewenste wijzigingen worden de notulen door de voorzitter en de secretaris ondertekend.
Hij draagt er zorg voor dat bij de Algemene Ledenvergadering een presentielijst aanwezig is, vermeldende de namen van alle stemgerechtigde leden. Men geldt als aanwezig nadat men de presentielijst heeft getekend.
Elk jaar legt hij aan de Algemene Ledenvergadering een verslag voor over de activiteiten en verdere werkzaamheden van de vereniging over het afgelopen jaar.
In de notulen van de bestuursvergaderingen en die van het dagelijks bestuur vermeldt de secretaris de namen van de deelnemers aan de vergadering.
Artikel 7. De penningmeester.
De penningmeester is belast met het beheer van de gelden van de vereniging en is daarvoor verantwoordelijk.
Voor verplichte uitgaven is de penningmeester gemachtigd betalingen te verrichten tot een bedrag van € 500,=. Is in bijzondere gevallen een andere dan verplichte uitgave boven € 100,= noodzakelijk dan vraagt hij vooraf de goedkeuring aan de andere leden van het dagelijks bestuur, die dat vervolgens binnen zes weken in de eerstvolgende bestuursvergadering ter verantwoording aan het volledige bestuur voorleggen.
Hij houdt behoorlijk boek van zijn beheer en brengt op de bestuursvergadering aan het bestuursverslag uit over de financiële stand van zaken van de vereniging.
Artikel 8. Vergaderingen.
Bestuursvergaderingen worden gehouden op verzoek van de voorzitter of van de meerderheid van de bestuursleden en zij kunnen slechts doorgang vinden bij aanwezigheid van de meerderheid van bestuursleden.
Indien op een bestuursvergadering de stemmen staken beslist de stem van de voorzitter of zijn vervanger.
Voor dagelijks bestuursvergaderingen geldt hetzelfde.
Artikel 9. Aftreden bestuursleden.
- Elk bestuurslid treedt uiterlijk vier jaar na zijn benoeming af, volgens de door het bestuur gemaakte rooster van aftreden, zodanig, dat de voorzitter en de secretaris of de elkaar vervangende bestuursleden niet gelijktijdig aftreden.
- De aftredende is terstond herkiesbaar. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster de plaats van zijn voorganger in.
- Indien een der bestuursleden tussentijds wenst af te treden, dient hij daarvan schriftelijk kennis te geven aan het bestuur. Hij blijft echter belast met het uitoefenen van zijn functie totdat in zijn vacature is voorzien, hetgeen binnen vier weken na ontslagname dient te geschieden, tenzij een van de overige bestuursleden zijn functie overneemt.
- Alle bescheiden en materialen, welke men uit hoofde van een functie in het bestuur in beheer of ter kennisname ontvangen heeft, dienen bij ontslag uit de functie op eerste verzoek van het bestuur onverwijld en compleet te worden teruggegeven en vind er een zorgvuldige en complete overdracht plaats van de stand van zaken en de werkzaamheden die nog openstaan.
- Het secretariaat zorgt er zo snel mogelijk voor dat de afgetreden bestuurder bij de Kamer van Koophandel wordt uitgeschreven.
Artikel 10. Reglementen.
- Het bestuur stelt een reglement vast voor deelname aan de hydrotherapie.
- Het bestuur stelt een lijst vast, waarin de vergoedingen en declarabele bedragen worden opgenomen voor onkosten die bestuursleden en medewerkers van het bestuur moeten maken voor hun werk ten behoeve van de vereniging.
- Het bestuur stelt overeenkomstig artikel 21, lid 3 van de Statuten een bestuurs-reglement vast omtrent zijn werkwijze, wijze van vergaderen en besluitvorming.
- Het Huishoudelijk Reglement wordt vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering en mag niet strijdig zijn met de Statuten of de wet.
- In dringende gevallen is het bestuur gerechtigd het Huishoudelijk Reglement aan te passen. Deze veranderingen dienen zo snel mogelijk ter kennis van de leden gebracht worden en zijn aan goedkeuring van de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering onderworpen. Tot aan deze vergadering blijven de door het bestuur aangebrachte wijzigingen van kracht.
Artikel 11. Deelname aan activiteiten.
De deelname van leden en niet-leden aan activiteiten en aan de hydrotherapie geschiedt op eigen risico. De vereniging is niet aansprakelijk, behoudens haar aansprakelijkheid jegens de wet.
Artikel 12. Slotbepaling.
Omtrent onderwerpen waarin dit Huishoudelijk Reglement of de Statuten niet voorzien beslist het bestuur.
Vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van 23 maart 2016.
, secretaris. , voorzitter.